Les professionnels de l’immobilier doivent conserver de nombreux documents en papier. C’est une contrainte qu’on appelle le plus souvent un « mal nécessaire ». C’est une obligation qui crée des problèmes au niveau de l’archivage. Heureusement, la GED ou gestion électronique des documents peut aider.
L’importance de l’archivage et de sa dématérialisation
Dans toutes les entreprises de tous les secteurs existants, l’archivage est très important. Tenir un suivi des documents administratifs n’est pas seulement une contrainte légale. C’est une pratique qui répond à des enjeux importants. En outre, un bon système d’archivage permet d’améliorer l’ensemble de son organisation d’entreprise. Il permet de produire des documents capitaux lors des contrôles administratifs. Lors d’un audit, les pièces comptables doivent être complètes. D’ailleurs, devant un tribunal, archiver des documents importants permet de fournir des pièces justificatives comme preuves. L’archivage permet aussi de redémarrer son activité dans les meilleures conditions en cas de sinistre subi.
Aujourd’hui, grâce à l’évolution technologique, il est possible de faire une gestion dématérialisée des documents. La tenue des archives a, par la même, été améliorée. Le système de dématérialisation est très important, car il offre avant tout une meilleure protection des données. Des feuilles de papier peuvent traîner et être lues par le premier qui passe. Il peut alors y avoir des fuites d’informations. Par contre, dans un ordinateur ou dans un serveur, il faut un code d’accès pour fouiller dans les fichiers. Par ailleurs, en plus de la sécurité, on gagne en vitesse de traitement. En effet, chercher une information via un ordinateur se fait plus vite que de feuilleter toute une pile de paperasses. Actuellement, la solution GED pour l’immobilier s’avère être très efficace dans le secteur.
Les avantages d’une solution GED pour l’immobilier
Il faut d’abord noter que la GED (gestion électronique des documents) est un système informatique. Il a été inventé pour produire, définir, diffuser, organiser et gérer des informations et des documents électroniques ou papiers dans le cadre d’une organisation. Aujourd’hui, tous les professionnels de l’immobilier sont conseillés d’y recourir pour améliorer leur organisation de travail. Comme on a pu le constater, une bonne archive permet de se sortir des mauvaises situations. Mais aussi, elle permet également d’améliorer l’ensemble de son organisation globale de travail. Le chiffre d’affaires dépend donc en partie de la gestion des archives. À titre d’exemple, une pièce comptable peut sauver d’une pénalité fiscale.
La mise en place d’une GED confère de nombreux autres avantages. Les différents types de documents seront alors bien organisés et centralisés. Avec la GED, la sécurité des informations est optimale. Seules les personnes autorisées expressément à accéder aux documents peuvent les trouver sur le réseau informatique. Cerise sur le gâteau, c’est que les coûts de traitement sont réduits. En effet, le papier et l’encre ont un prix. Avec la GED, il suffit de se connecter et de partager l’information avec le personnel qu’on veut habiliter. Cette nouvelle méthode moderne offre une meilleure gouvernance documentaire au sein de son entreprise immobilière.